Otomasi Payroll di Indonesia: BPJS, PPh 21 TER, dan Apa yang Harus Ditangani Sistem Anda

Payroll adalah salah satu proses pertama yang dijalankan perusahaan di Indonesia memakai spreadsheet, dan salah satu yang pertama kewalahan saat perusahaan tumbuh. Dengan sepuluh karyawan bergaji tetap, masih bisa diatur. Dengan lima puluh orang, lembur, tunjangan, karyawan yang masuk di tengah bulan, THR, dan metode PPh 21 TER, satu rumus yang salah bisa membuat gaji kurang bayar atau pajak salah lapor berbulan-bulan sebelum ada yang sadar.

Artikel ini menjelaskan komponen-komponen utamanya dan apa yang dibutuhkan sistem payroll untuk menanganinya. Tarif dan batas di bawah ini bisa berubah, jadi anggap sebagai titik awal dan pastikan angka terbarunya dengan konsultan pajak Anda.

Komponen gaji bruto

• Gaji pokok, minimal sebesar upah minimum (UMP atau UMK) yang diperbarui setiap tahun.
• Tunjangan tetap, seperti tunjangan jabatan atau perumahan, dibayar tanpa melihat kehadiran.
• Komponen tidak tetap, seperti lembur, uang makan atau transport berdasarkan kehadiran, komisi, dan bonus.
• THR, umumnya satu bulan upah untuk karyawan dengan masa kerja minimal dua belas bulan, dan prorata untuk masa kerja yang lebih pendek.

Pemisahan komponen tetap dan tidak tetap penting, karena iuran BPJS dihitung dari gaji pokok ditambah tunjangan tetap.

Iuran BPJS

BPJS Kesehatan

Iurannya 5% dari upah bulanan: 4% dibayar pemberi kerja dan 1% oleh karyawan, dihitung dari upah dengan batas atas Rp12.000.000 per bulan. Batas bawahnya adalah upah minimum setempat.

BPJS Ketenagakerjaan

• JKK (jaminan kecelakaan kerja): 0,24% sampai 1,74% dibayar pemberi kerja, tergantung tingkat risiko pekerjaan.
• JKM (jaminan kematian): 0,30% dibayar pemberi kerja.
• JHT (jaminan hari tua): 5,7%, terdiri dari 3,7% pemberi kerja dan 2% karyawan.
• JP (jaminan pensiun): 3%, terdiri dari 2% pemberi kerja dan 1% karyawan, dihitung dari upah sampai batas atas yang disesuaikan setiap tahun mengikuti pertumbuhan PDB. Sejak Maret 2026 batasnya Rp11.086.300 per bulan, naik dari Rp10.547.400.

PPh 21 dengan metode TER

Sejak Januari 2024, berdasarkan PP 58 Tahun 2023, pemotongan PPh 21 bulanan untuk pegawai tetap memakai tarif efektif rata-rata atau TER. Prinsipnya:

1. Januari sampai November, pajak dihitung dari penghasilan bruto bulanan dikali tarif TER. Tarifnya tergantung besar penghasilan dan kategori karyawan, A, B, atau C, yang ditentukan oleh status PTKP, yaitu status perkawinan dan jumlah tanggungan.
2. Di bulan Desember, atau bulan terakhir karyawan bekerja, pajak setahun dihitung ulang memakai tarif progresif Pasal 17 UU PPh, setelah pengurangan seperti biaya jabatan serta iuran JHT dan JP yang dibayar karyawan.
3. Potongan Desember adalah pajak setahun dikurangi yang sudah dipotong Januari sampai November. Jumlahnya bisa besar, dan sesekali hasilnya lebih bayar yang harus ditangani.

Pelaporan pemotongan kini dilakukan melalui Coretax. Setiap bulan, bukti potong untuk setiap pegawai tetap (BPMP) diterbitkan di menu e-Bupot, lalu datanya masuk ke SPT Masa PPh 21/26. Untuk masa pajak terakhir, yang diterbitkan adalah bukti potong tahunan (BPA1), yang wajib diberikan kepada pegawai paling lambat satu bulan setelah masa pajak tersebut berakhir. Kalau sistem Anda yang lain juga sedang menyesuaikan diri dengan Coretax, baca apa itu Coretax dan dampaknya ke software bisnis.

Yang harus ditangani sistem payroll

• Data master karyawan: status PTKP per tahun pajak, NPWP atau NIK, nomor BPJS, rekening bank, dan tanggal masuk.
• Tarif sebagai konfigurasi, bukan kode. Tabel TER, persentase BPJS, batas upah, dan upah minimum berubah. Semuanya sebaiknya berupa pengaturan bertanggal yang bisa diperbarui HR, bukan rumus yang tersembunyi di script.
• Kehadiran dan lembur yang ditarik dari sistem absensi, bukan diketik ulang.
• Prorata untuk karyawan masuk, keluar, dan cuti tidak dibayar.
• THR dan bonus, termasuk pengaruhnya pada perhitungan TER bulan tersebut.
• Rekonsiliasi Desember dan penyelesaian akhir untuk karyawan yang keluar.
• Output: slip gaji, file transfer bank, laporan BPJS, laporan pajak, dan jurnal untuk akuntansi.
• Akses ketat dan audit log. Data gaji dan rekening termasuk data pribadi sensitif menurut UU PDP, seperti yang kami bahas di checklist UU PDP untuk software bisnis.

Beli atau bangun sendiri?

Beberapa produk payroll SaaS lokal sudah menangani BPJS dan PPh 21 dengan baik, dan untuk perusahaan dengan struktur gaji standar, sering kali itu jalan tercepat. Modul khusus atau yang terintegrasi dengan ERP masuk akal ketika payroll harus berbagi data dengan sistem lain, seperti absensi dari pabrik, komisi dari sales, biaya per proyek, atau satu buku besar. Legacy ERP kami, misalnya, menjalankan Finance, HR, dan Payroll berdampingan dengan Sales, Inventory, dan Purchases, sehingga gaji langsung tercatat di pembukuan yang sama.

Apa pun pilihannya, jalankan sistem baru berdampingan dengan spreadsheet lama setidaknya satu atau dua siklus penggajian, dan bandingkan angka setiap karyawan sebelum benar-benar beralih.

Kalau spreadsheet payroll Anda sudah lebih rumit daripada yang ingin diakui siapa pun, hubungi CodeWorks. Kami bisa membantu menimbang antara tools siap pakai dan modul yang menyatu dengan sistem Anda yang sudah ada.